【再掲載】悩めるデザイナー必読!お仕事に対しての考え方や進め方<タスクと優先順位編>

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この記事は2016年9月の記事の再掲載記事となります。


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こんにちは、デザイナーのびすこです。

今年も早いもので、9月になりましたが、
新米デザイナーの皆さんはいかがお過ごしでしょうか。

「順調に仕事をこなせている!」という方もいれば、
「なかなかうまくいかなくて、怒られてばかり…」
という方も当然いらっしゃることでしょう。

そんな新米デザイナーさんに向けて、
私なりの仕事をする上での考え方や、
仕事のこなしかたについてを数記事にわたって書いていきたいと思います。

現役デザイナーさんだけでなく、
デザイナー志望者の方にも読める記事だと思いますので、
是非ともご覧ください。

今回は、タスクと優先順位についてです。

1.仕事をする上でのタスク


タスクとは、自分にあてられている仕事のことを指します。

その与えられたタスクを元に仕事をこなしていくわけですが、他の案件を対応している時に、
緊急案件が入ってきたりすると、自分のタスクがわからなくなり、
パニックに陥ることも最初のうちはよくあると思います。

「よく分からないから片っ端からやっていこう」
「自分の好きな仕事から先に終わらせちゃおう」

など与えられた仕事をとりあえずこなすのではなく、
納期や制作時間を計算することで、
仕事がどんなに多くても納期までに納品できるようになります。

では、そのためにはどうすればいいか?

次のステップで、タスク管理の仕方を説明いたします。

2.まずは目の前のタスクを整理する


タスクがごちゃごちゃになってしまった場合は、
まずは紙に案件名と、その案件の納期(または初稿提出日)を書き出してみましょう。
今日を9月7日だと仮定し、話を進めます。

160907_3

このように書き出してみると、
自分が今日は、どれを優先して行うべきかが一目でわかるはずです。

この場合の優先度はC>A>Bになりますね。

「なぜ案件Aよりも提出日の早い案件Bが優先順位が低いのか?」

それは、案件Bが先方待ちなので、
待っているうちに他の案件を進める方が効率がいいからです。

まだ先方の返信が来ていないのに、案件Bを進めてしまった時に、
もし修正が入ってきたら二度手間になってしまいます。

他に仕事がない時は進められるところまで進めてもいいのですが、
仕事がある時は、他の案件を進めてしまいましょう。

では、他の案件の対応中に案件Bの返信に、
ラフを修正して欲しい、ときた場合はどうするか?

もしその時、案件Cが終わって案件Aに取り掛かっていたら、
案件Bを対応しましょう。

案件Cがまだ対応中の場合は、そのまま案件Cを対応しましょう。

また、タスクの更新がある度に、
メモは上書きするか、新しく書き直すといいですよ。

この場合は案件Bの状況に更新があったので、書き直しましょう。

メモはこのようになると思います。

160907_4

仕事中はこれを更新がある度繰り返して、
終業時にタスクをもう一度確認。

問題がなければ、上司に報告してから退勤しましょう。

そして次の日の始業時にまたタスクを確認し、仕事の優先順位を決める。
それから1日を始めましょう。

3.目の前のタスクが整理できたら


ステップ2で、いま目の前にあるタスクが整理できたと思います。

仕事がそこまで多くない時は、ステップ2のように、
1日のタスクを整理していくだけで仕事はこなせますが、
もっと仕事が増えた時は1日ごとではなく、
このように、1週間のタスクもある程度決められると更にグッドです!

スケジュール

こんなところでしょうか。
弊社は19時で終業ですが、9日以外18時までしか決まっていないのは、
何か急に入ってきた案件や会議などの対応の時のために残しています。

きっちり決めてしまうと、その時に急な案件に対応できないからです。

ただし、何も入ってこなかった場合はそのまま引き続き対応してOKです。

自由時間は最低1時間、余裕がある時は2時間ほどあれば理想でしょう。


4.もし思うように仕事が進まない時は


「納期は今やっているものが一番近いけれど、思うようにいいモノが作れない・・・」

そんな時もあると思います。
そのままやっていると逆に効率が悪く、時間の無駄なので、
ここは思い切って別のことをやってみましょう。


1:他の案件を進める

もしある程度納期に余裕がある時は、
別の案件を進めてしまうのが一番効率がいいです。

案件を切り替えてみて、サクサク進んだらそのまま進めて、
少し経ったら、前にやっていた案件に戻ってみると手が進むこともあります。


2:音楽やラジオを流してみる

無音の状態で作業していた時は、
音楽を聴きながら作業すると捗ることがあります。

ただ、あんまり長時間聴いていたり、
同じ曲を流してばかりいるとその環境に慣れてしまい、
集中力が続かなくなることもあります。

ですので、集中力が切れてきたら音楽を聴くのをやめてみる。

するとまた集中できてオススメですよ。

また、ラジオをBGMにするのもアリです。

音楽のように、決まったリズムやテンポで進まないので、
長時間聴きながらでもマンネリ化しにくいです。

ただし、音量は周りの人の声が聞こえるくらいの音量にしておきましょう。

上司が呼んでいたのに、聞こえず無視してしまった日には、
雷が落ちることもあるかもしれませんので・・・。


3:外に出て散歩してみたり、少しだけ寝てみる

休憩時間がまだ残っている時は、
散歩して外の空気を吸ってみるのも手です。

新しい空気を吸うことで、気分もすっきりして、脳の回転も早めてくれます。

外に出れない場合は、少しだけ昼寝してみましょう。

脳を一旦休めることで、目覚めた時には集中力もまた戻ってくるはずです。



まとめ


今回は、主に仕事を効率よくこなすための方法についてを書きましたが、
タスク管理は仕事をする上では重要なものの一つです。

頑張ることはもちろん当たり前ですし大事ですが、
仕事を抱えすぎて納期に間に合わないなんてことだけは絶対に避けたいことです。

自分のこなせる量を知り、タスクを確認しつつ、
上司や先方と相談したりし、仕事を引き受けていきましょう。

今回の記事は、こちらを参考にしつつ、デザイナー向けにアレンジしたものです。

160907_5 もう挫折しない!時間管理術決定版

よろしければ、こちらもご覧になってみてはいかがでしょうか。

もっといい方法がありますよ!などございましたら、コメントいただけますと幸いです。

それでは、また。

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